タスク管理のプロセス

様々なタスク管理の手法がありますが、おおよそ以下のプロセスをそれぞれ独自の方法を取るのではないでしょうか。

認識→判断→収集→実行→記録→検証→調整

認識

まずは、それが「ある」ことを認識することが必要です。「それ」とは情報であったり、アイデアであったり、感情であったりと様々です。また、「ない」という状態が「ある」ということで、「ない」も「ある」に包含されます。ここではまだ概念でしかありません。

 

判断

次に、それが何か?という判断を行います。GTDでいうところの「処理(これは何か?)」を含みます。分類に2種類あります、カテゴリ分けと自分と自分以外とです。カテゴリ分けは、それが情報なのか、アイデアなのか、タスクなのかといったところです。自分と自分以外とが、7つの習慣でいうところの影響の輪と関心の輪であり、マニャーナの法則でいう興味の範囲とコミットメント(引き受けるという宣言)です。

 

収集

次に、それをどこに?というプロセスです。判断した後に、適切な場所に集めることになります。頭の中に置いておくだけでは、どこかにいってしまいますので、メモ(紙媒体か電子媒体)をすることで、概念が文字という実態を持つことになります。各種リストの形を取ることが多いです。この過程をデザイン(計画)と言い換えることもできます。また、紙に書く(文字にする)ことで、なにが足りないのか分かったり、衝動の脳を押えたりします。

 

実行

タスクに対して、次の行動は?というプロセスです。次の行動が分からないタスクは実行されにくいです。例えば、あるタスクを実行していて、新しいタスクが発生した時点で別のタスクを行うようにすると、再び元のタスクを実行しようとしたときの障害が低くなります。一区切り終えて次に何をしようかといった状態で手放すと、次にそのタスクに着手するのが億劫になります。タイマー、ライフログをとるなどから実行に結び付ける副次的な効果があります。

 

記録

実行をサポートしてたタイマー、ライフログなどから記録に残すことで、この次の検証のプロセスに結び付けます。昨日悪かった部分は、今日は良くしよう、昨日良かった部分をさらに良くしようと思う際に記録があると次のプロセスである検証(振り返り)が容易になります。日記やメモも役に立ちます。

 

検証

振り返り、レビューと言ったことが相当します。実行したタスクが効果的であったかどうか、また他に目的に沿ったもっと効果的なタスクを実行するべきではないかと言った問いを持つようにします。

 

調整

検証結果を踏まえて次に行うタスクを考えます。これまで行ったプロセスやシステムに問題がなかったかどうか調整します。