OmniFocusのiOS版

OmniFocusのiOS版をiPhoneにインストールしてからはや10日あまり過ぎました。この間に、Mac版のStandard版への課金は完了いたしました。iOS版の使用期限が近づいているので果たしてStandard版に課金すべきか迷います。

 

Mac版の課金はそれほど抵抗なく行いました。タスクを考える行為に最も良い位置にあり、タスクをいろんな角度から見ることができるので、抜けや漏れが少なくなった感じがあります。

 

・プロジェクト

 ・階層構造での把握

 ・特に高度モデルからのトップダウンと、現場からのボトムアップの確認をします。

・タグ(コンテキスト)
 ・プロジェクト横断的なアクション
 ・セクションを意識したタスク処理
 ・あまり意識はしていないですが、タスクをバッチ処理的にこなす時にも使えそうです。
・予測
 ・期限間近のタスクの把握をします
・フラグ付き
 ・重要と思ったタスクを把握します
・レビュー
 (ちょっとまだ試していないです)

 

が、iOS版に果たしてMac版と同額の価値を見出せるか。iPhoneからだと空き時間にタスクを確認する程度なのですが、この確認するのが意外と重宝しています。

 

タスクをデザインする

タスクリストは「デザイン(計画)」であると仮定してみます。そうした場合、タスクの実行は「設計」にあたるのではという考えに至りました。

タスクリストをデザイン(計画する)

 そも、計画と設計の違いとは、「計画」と「設計」の違い:沖縄SEO(Social Enterprises Okinawa)を目指して☆から引用します

デザインとは、日本語では設計と訳されるが、広義的には人間の行為(その多くは目的を持つ)をより良いかたちで適えるため「計画」である
(中略)
「計画」はイレギュラー的な出来事や問題は生じない。
「設計」には、イレギュラーや、アクシデント、問題が生じる。

つまり、タスクリストにはイレギュラー的な出来事や問題は生じないという前提で書かれており、タスクリストどおりにタスクが実行できるとは限らないのではないか。そこで、タスクリストどおりに行うためには、タスク実行の際に設計が必要となるのでは、ということです。

 

タスクをデザイン(設計)する

では、その設計は、というと、イレギュラーに対応しつつタスクを実行するために一つ一つのタスクをデザイン(設計)する。広義の意味でのデザイン(設計)として、タスク同士の関係であり、狭義の意味でのデザイン(設計)として一つのタスク内での考えがあります。前者は、大きなタスクに向かって小さなタスクを積み上げる、その途中への割り込みタスクへの対応であったり、後者は、以前の記事にて少し取り上げている内容で、簡単にいうとフレキシビリティと言い換えることもできます。

 

genbu60.hatenablog.com

 

デザインということにタスク管理的な観点から他にも意味を持たせることができます。 

やりたいタスクをデザイン(構想)する

  • どんなタスクがやりたいのか
  • やりたいこと、夢、目標では大きすぎてわかりにくいときにタスクで考えてみてはどうか
  • 例えば自分が感動したことに焦点をあててみる
  • そのタスクを得るためにはどんなタスクが必要になるのか、タスクリストをデザイン(計画)する

タスクの成果物をデザイン(構成)する

タスクデザイン

これらを踏まえた上で、タスクは、そこにあるタスクを管理するだけでなく、またタスクが生成されるものだけではなく、自らがやりたいタスクを創り出し、やるべきタスクに埋もれてしまわないように実行することまで含めたタスクマネジメントを包含した概念を総称して「タスクデザイン」とまとめたいと思います。

 

当初タスク管理のScrapbox(該当ページはこちら)にて、上記概念を「タスクデザイン設計」とし、まるで設計事務所のようなネーミングセンスのなさを露呈していたのを倉下忠憲さんに「タスクデザイン」でいいのではというご意見をいただき、修正致しました。この場を借りてお礼申し上げます。

 

タスク管理のもっと先へ、その一つの答えが「タスクをデザインする=タスクデザイン」という考えでいます。

 

タスク管理三大要素とタスク三原則

タスク管理の三大要素を考えてみました。ここから翻ってタスク三原則を考えてみます。

減らす→タスク第一法則(タスクは発生し続ける)

タスク管理というと、今あるタスクをいかに管理するかということが前面に押し出されますが、まずは「減らす」ことを第一にするのが賢明かと思われます。タスクは基本的に発生し、増え続けます。生きるという行為そのものがタスクの発生を司り、やるべきこと、やりたいこと、できること、いろんな方面からタスクが増えていきます。もちろんタスクを終わらせることで減りもしますが、発生しなくなる訳ではありません。

 

増えていくタスクをこなそうとしてまず考えるのはタスクの効率化でしょう。限りある時間で多くのタスクをこなせばいいと考えます。今まで1時間かかっていたタスクが30分でできるようになった、効率的です。今度は10 分、いや5分、これで終わりでしょうか。もっとも効率的なのはそのタスクをやらないで済むことです。最初っからそのタスクをやらないで済むなら、これに勝るものはありません。なので効率を考えるには、まず減らすことを考えます。減らすに勝る効率なしです。

 

意識する→タスク第二法則(タスクはつながりを持つ)

では、減らした後に残ったタスクをこなしただけで果たして目的は達成されるのでしょうか。ここに大丈夫とは言い切れない理由として潜むのが「意識する」です。

 

タスクと自分自身とはどちらも相互に依存し合う関係であり、螺旋階段的に成長していくものです。例えばよく見聞きするのに「○○を通じて人間的に成長する」というものがあると思います。この○○にはいろんなものが当てはまります。仕事、スポーツ、ボランティア等。それらは、目的を達成するために、タスクを自分に合わせたり、自分をタスクに合わせたりする中で、成長していくものです。タスクを自分に合わせるのは、スモールステップを用意したり、自分が少し頑張ればできる粒度にまでタスクを分解したりして創意工夫するものですし、自分をタスクに合わせたりするのは、知識を脳に定着させたり、フォーム(型)を体に覚えさせる為に1日も欠かさずに繰り返したりすることが必要になります。

 

今、なんのためにそれ(タスク)をしているのか、タスクを実行していると容易に忘れてしまいます。タスクを実行しているときは、そのタスクにとって何が上位のタスクであるか(または、何のサブタスクであるか)を意識する必要があります。つながりのないタスクを実行している(もしくは意図しないまったく別の上位タスクにつながっている)ときは、タスクが管理できていないときです。

 

省みる→タスク第三法則(タスクは楽に流れる)

タスクを実行しているときに目的から外れていることに気づけばそこで元の道に戻ればいいかもしれません。ただ、往往にしてその場で気づかないことが多く、そこで重要になってくるのが「省みる」です。後になって振り返ってみるとここは脱線していたということもよくわかります。脱線は大抵「楽」に流れやすいです。楽とは易い、楽しいといった方向です。

 

省みることで、どのようにすると脱線を防げるのかという予防策を考えることもできます。例えば、次に行うタスクに必要なものは、今実行しているタスクが終わった時点で、目に入るところ、手に取れるところに置いておくというものです。実行しているときに次のタスクのものは目に入らないようにした方が目の前のタスクに集中できるから、タスクが終わった時点の方がいいと思われます。もしくは次のタスクに少しだけ手をつけて置いてから休憩に入るとかです。このようにタスク管理システムを復旧させるために省みることが必要になります。

 

「今日中に」のタスクの回し方

先々週あたりに、ほぼ初めて行う急ぎの案件を抱えていました。大変だった原因は「ほぼ初めて行う急ぎ」というのもありますが、例えるなら「聞いたことはあるけど、初めて実物を見る外国料理をレシピもなく、完成形だけみて作って」と言われているのに近いものがありました。最初に食材を調達するも、作りながら、あれも要った、これも要ったと後になってわかる分、非常に時間のロスが多かったです。

 

そこで、マニャーナの法則に則ろうとしましたが、ほとんどのタスクが「明日やる」にできない、「今日中」のタスクがほとんどときて、さてどうしたものかと考えを巡らせました。思いついたのは、一つ目は「ミニマニャーナの法則」、二つ目は「タスクの設計」です。

 

ミニマニャーナの法則は、これは文字どおり、新しいタスクが発生したら続きのタスクを「明日やる」のではなく、一旦は別のタスクを実行し、その後再び「今日中に」続きのタスクを実行するようにします。これを今日中に進めたいところまで繰り返します。書中のダッシュ法がタスクに時間を割り当てたりすることに対する変形バージョンのようなものです。こうすることで、計画の段階ではすぐに終わると思ったタスクだったのが以外と時間がかかるタスクだったようなことを見つけ出すことができるのと、手間と時間がかかるとすでに分かっている手強いタスクにも「新しいタスク(サブタスク)が発生するまでとりあえずやってみよう」というモチベーションの維持につながります。

 

タスクの設計は、タスクのデザインとも言い換えることができ、これにいろんな概念を持たせることもできますが、ここではタスクを実行した結果出来上がる成果物に対して、変化に対応できるように仕組みを作っておく、持たせておくことです。とは言っても急いでいる時に取れる簡単な方法として、完成形(100%の出来)の一歩二歩手前で止めておくというものです。よく見聞きするようにある物事の完成度を60〜70%まで引き上げるは比較的容易ですが、そこから80〜90%まで引き上げるのはかなりの労力を費やしますので、その労力を別のタスクに向けることにします。

 

また、一気に作り上げると修正が入った際に一気に手直しがかかります。刻一刻と新しい情報が入った段階で、必要となるタスクや成果物が変わってくる状況では、これではロスが多くなります。そこで、上記のミニマニャーナの法則とタスクの設計を組み合わせてやるやり方が功を奏しました。

 

後述

さて、ブログを更新しようとしたところ、ミニマニャーナに引っかかりました。ミニ(英語)+マニャーナ(スペイン語)。う〜ん。

 

小さいのスペイン語は、検索すると色々ありますが、chico(チコ)が良さそうと勝手に判断して、言うなれば「チコマニャーナの法則」でしょうか。まあでもSteins;Gate=シュタインズ(ドイツ語)・ゲート(英語)っぽくてよろしいのではという結論に至りました。Steins;Gate面白いですし。

 

トリガーリストとトリガータスクリスト

マスタータスクリストをどこに置こうか思案しながら、とりあえず迷った時はScrapboxに書こうと、つらつらと書いて気づいたらトリガーリストを作っていました。

 

頭の中をすっきりさせるには、「済んでいないこと」を思い出すきっかけ(トリガー)があると便利だ。以下のリストを用いて、忘れていることがないかチェックするといい。

 引用は『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(旧版)より

 

結果的には、これがなかなか楽しいです。書いたものだけでなく、リンクそのものがトリガーとなってくれて、そういえばこれもあったなというように、ネットワークが繋がっていきます。

 

トリガーリストがあると偏ったものの見方や考え方にとらわれている時に、そういえば自分にはこんなこともあったなという新しい視点から見ることの手助けになったりすることもあります。普段、勤め人として、父親、夫としての役割を意識することが多いですが、自分自身の個人としてのやりたいことのタスクを見つけられたりします。

 

また、タスク管理を進める上で気にかけているのが進めるタスクのバランスです。一部の偏った分野や役割のタスクだけが進むのではなく、他のタスクも進めるように心がけます。そうした時にタスクを発掘していく際にもトリガーリストが役に立ちます。卑近な例をあげるとApple Watchに関することだけ進んでいくような、放っておいてもやりたくなるタスクは、別のなかなか手につけにくいタスク(掃除や片付け)のご褒美タスクとしてとっておいたりします。このような方法をとることで、気分転換代わりにトリガーリストを眺めてみるのも良さそうです。

 

話はずれていきますが、この文章の中で「トリガーリスト」と打つ途中でしょっちゅう「トリガータスクリスト」と打ち間違えてしまっています。せっかく(?)なのでこのトリガータスクとは何かを考えてみると、何か別のタスクを実行しやすくなるタスクのことをトリガータスクとし、そして、そのリストのことをトリガータスクリストと仮定してみます。

 

これは前出したご褒美タスクも別のなかなか手をつけにくいタスクをやるためのトリガータスクとして使えそうです。またよく目にする習慣にしたいタスクとして何か別のタスクとセットとして行うタスク(また卑近な例をあげるとエアロバイクだけに乗るとしてタスクを考えるよりコミックを読む時には、エアロバイクに乗るようにするとか)も一種のトリガータスクとして使えそうで、このようなタスクを集めたトリガータスクリストがあっても面白いかもしれません。

 

『減らす技術』

マニャーナの法則に関連した本を探していたところ、takahrt(富山孝裕)さんに副読本的にとレオ・バボータ著「減らす技術」を教えていただきました。Kindle版を購入して読み進めています。旧版では本の装丁が綺麗だったとのことで、機会があれば単行本を手にとってみたいものです。ちなみにマニャーナの法則の関連本としてダニエル・カーネマン著「ファスト&スロー」のKindle版が安かったので購入して、少し読み進めて挫折、目下、積ん読状態です。

 

減らす技術を読み進めているなかで、試してみたいこととして『制限値を決め、習慣化する』というものがありました。

たとえばメールチェックの回数を制限する場合、今まで何年もメールをチェックしてきた経験を踏まえたうえで、合理的な数を選ぼう

これはタスクを実行する基準となるトリガーを決めることであり、トリガーは増やす方向だけでなく、減らす方向でも働かせることもできそうです。

 

また、以下の点も参考になりました。

本質に迫ることに集中するためには「ノー」と言うことが欠かせない
(中略)
すると、人はあなたの時間を大切にしてくれる。あなた自身が自分の時間を大切にしていればこそ、それがかなうのだ。

自分の時間を大切にしようと思いつつ、ついつい頼まれた仕事を断れきれないきらいがある我が身には、本だけに、耳の痛いならぬ、目に痛い話です。

 

さて、この減らす技術をKindle版で読み進めている時にiPhoneiOSの読み上げ機能によってKindle本を聴く方法というものを知り、感動を覚えて、早速試してみました。なお、知ったのはtoricagoさんのブログ記事(『お金のPDCA』を読んで、速攻で取り組んだことの詳細報告 - toricago)で、詳しい方法を調べた際に参考にさせていただたのはなごみさんのブログ記事(【簡単】iPhone iOSの読み上げ機能でKindle本を聴く方法。手ぶら読書でサクサク読める。 | ゆるりまあるく)からです。この場を借りてお礼を申し上げます。

 

さっそく減らす技術の読み上げを少し読むスピードを早巻きで聞きながら、洗濯機を回すために洗濯物を選り分けていると、書中で「スピードを落とそう」「各タスクを楽しもう」「他のことを考えながらやるのはやめよう」の箇所に差し掛かり、聞きながらドキッとしました。これはまさに自分のことだと思い、これこそ、耳の痛い話でした。読み上げだけに。

 

そんなわけで、まだ読み進めている途中ではありますが、これからも参考となりそうなことが書かれていそうなので、引き続き本を読むという良い意味で刺激される贅沢な時間をなるべくシングルタスクにすることを心がけながら読み進めていきたいと思います。

 

タスク管理の評価軸

タスク管理システム(手法)を自分に合ったものを取り入れる、もしくは自分で工夫をする際に気にかける評価軸が一人一人あるかと思われます。例えば以下にあげた項目です。

  • 楽しさ
  • 効率
  • スピード
  • リマインド
  • 記録(のつけやすさ)
  • 振り返り(レビュー)(の容易さ)
  • 達成感
  • 難度

 

個人的には、

  1. 楽しさ
  2. 何を成し遂げられたか
  3. リマインド

の順番で優先して選んでいるところがあります。

 

楽しさ

やはり、楽しくないと物事が続きませんし、工夫しようという気持ちも起きにくいものです。今は、マニャーナの法則が楽しくて、もっとタスク管理システムに取り入れないか検討しているところです。書中にある最高のモチベーションは何から生まれるか?の問いに対する

 

「仕事が予定どおり進んでいる」と実感する時です。


との答えに、最初は、いやいやそんなことはないだろう、その程度でモチベーションは上がらないだろうと半信半疑でしたが、実際マニャーナの法則に従い仕事が予定どおりに進み出すと、モチベーションが湧いてきているところを振り返ると、逆にモチベーションが著しく下がるのも「仕事が予定どおり進んでいない」と実感する時なのだということを思い知らされた気持ちです。

 

何を成し遂げられたか

そのタスク管理手法によって何を成し遂げられたか、これは別に大きな目標とかに限らず、小さなことでもこれができるようになった、実現したなといったことです。いわばそのタスク管理手法によるアウトプットの評価です。あとでまた同じようなタスクが現れた時に、このタスク管理ならば乗り越えられるかもといったことの参考にします。

 

リマインド

適切な場所、適切なタイミングで、適切なシチュエーションでタスクが思い出せて、実行に移せるかといったことです。どんなに優れたタスク管理手法であっても書いたタスクが思い出せず、実行に移されないのでは意味がありません。頭の中に浮かんだタスクをそのままにしておくとほとんどのタスクは忘れ去られていくものです。ただし、全てをやろうとするとすぐにオーバーフローにつながるので、忘れるということも大事なのかもしれません。

 

これは人によるとは思いますが、自分自身がタスク管理をしているからなのか、人に頼まれたことはタスクリストに残っているためよく覚えているものですが、頼んだ本人はすでに忘れているということを見るにつけて、言われたこと全てをやる必要はないということを、その人もたまたま思ったことを口に出しただけの時もあるので、本当の仕事というのは、その中から自分で取捨選択して、判別して、アウトプットして、評価されてこそなのだと思います。

 

また、逆もまた真なりで、自分から人に頼んだことも全てやってもらっているのは稀で、(相手が別の仕事でオーバーフローしているというのもあるかもしれませんが)それもまた、相手もその中から自分で取捨選択して判別してアウトプットしているのだと思うところもあります。ボールを投げた相手にとっても本当の仕事となるようなタスクを投げられるようにしたいものです。